Caracterizado pelo conjunto de práticas e processos que envolvem a infraestrutura de uma organização, desde manutenção de edifícios, instalações e recursos físicos, a gestão de facilities tem como objetivo garantir que o ambiente de trabalho seja seguro, funcional, confortável e eficiente.
A gestão de facilities segue uma crescente contínua, principalmente após a pandemia, e possui destaque no Brasil. Conforme um estudo da ABRAFAC (Associação Brasileira de Property, Workplace & Facility Management), o país é líder na América Latina quando se trata de maturidade e desenvolvimento do segmento de serviços terceirizados e o setor de facilities atingiu o valor global de US$ 1,15 trilhão, com 11,5% de introdução no mercado.
Junto a isso, o que contribui ainda mais para que a área tenha papel fundamental nos condomínios corporativos é a transformação digital, com o uso de sistemas e recursos que permitem uma gestão unificada, com a minimização de erros manuais que possibilitam que as empresas otimizem suas operações, reduzam custos e melhorem a experiência dos colaboradores. Tudo, inclusive, é integrado a um gerenciamento de qualidade e que pode ser um diferencial nos negócios. De acordo com o IBGE, a má gestão é a causa para o fechamento precoce de 48% das empresas brasileiras.
Segundo Thais Mendes, Head of Client Experience da área de Smart Solutions da Pitney Bowes, multinacional especializada em soluções de logística, envio de documentos, encomendas e pacotes, a integração de novas tecnologias, aliadas ao setor de facilities, possibilita uma gestão mais eficiente, proativa e sustentável, transformando-o em um modelo mais ágil e conectado.
“Um dos principais avanços trazidos pela transformação digital é a automação da mensageria e expedição, que tornam a rotina do escritório mais eficiente, com menos erros, mais gestão e automação de processos manuais. Por exemplo, um documento extraviado, que é importante para o jurídico, pode trazer inúmeros riscos e custos para a empresa, se perdido”, complementa a Head.
A Inteligência Artificial (IA) e o Big Data também são outros pontos ressaltados pela especialista, visto que proporcionam a otimização de recursos e a identificação de oportunidades de melhoria que, antes, passariam despercebidas. Conforme um novo estudo da Deloitte, 58% das empresas no país já usam inteligência artificial no dia a dia.
“Além disso, softwares de gestão de facilities [conhecidos como CAFM – Computer-Aided Facility Management], que permitem o acompanhamento centralizado de todas as atividades, desde a ocupação dos espaços até a gestão da infraestrutura é um grande benefício para a eficiência operacional. Esse tipo de solução reduz a necessidade de inspeções manuais, automatizando tarefas rotineiras e liberando tempo para que as equipes se concentrem em atividades mais estratégicas. Como exemplo, na Pitney Bowes utilizamos o sistema PB One Tracking em diversos clientes para automatizar a expedição e mensageria”, destaca Thais
Já no âmbito da sustentabilidade, a transformação digital permite que sistemas monitorem detalhadamente o consumo de energia, água e outros insumos. Ainda segundo a executiva da Pitney Bowes, dessa forma é possível ajustar automaticamente o funcionamento da iluminação, climatização e outros equipamentos de acordo com a demanda, evitando desperdícios.
“Essa mudança tecnológica está presente nos últimos anos e tem sido impulsionada no setor de facilities, e o futuro promete ainda mais avanços. Isso oferece às empresas uma oportunidade única de modernizar suas operações e preparar suas instalações para os desafios futuros. É um impacto que vai além da redução de custos e aumento da eficiência, mas também no bem-estar dos colaboradores para uma atuação mais sustentável e produtiva”, finaliza Mendes.