O início do ano é marcado pela posse de novos síndicos em milhões de edifícios residenciais e comerciais por todo o Brasil. Mas depois de ter passado a emoção da assembleia de eleição, muitos novos síndicos têm dúvidas e apreensão sobre quais primeiras medidas devem tomar na gestão que se inicia.
De acordo com a coordenadora do curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), Rosely Schwartz, os síndicos eleitos precisam manter a calma, pois todos os desafios podem ser superados com conhecimento e com a parceria com uma administradora comprometida em cumprir com todas as exigências legais.
Schwartz elencou as primeiras seis ações que o novo gestor deve adotar ao assumir a gestão. Confira:
Análise da prestação de contas da gestão anterior
O recém empossado deve checar os recolhimentos das retenções e encargos, principalmente se o síndico é isento ou recebe remuneração, verificando se o INSS relativo ao encargo de 20% e a retenção de 11%, se for o caso, foram recolhidos; nos recibos dos autônomos, verificar se foram feitas as retenções e os recolhimentos do INSS (encargo de 20% e a retenção de 11%) e do ISS.
Também é preciso verificar se os cálculos estão corretos na folha de pagamentos, se há muitas horas extras e se as férias são pagas de acordo com a legislação.
Caso não tenha conhecimento para analisar essas questões é importante que um profissional seja contratado. Algumas vezes um morador com conhecimento em contabilidade poderá fazer essa análise sem custos. Se for necessária a contratação, é importante que seja aprovada em assembleia para justificar o gasto que o condomínio terá com o trabalho.
Solicitar nova inspeção predial
Conforme determina a NBR nº 16.747/2020 da ABNT, que é a constatação técnica das condições da edificação. Esse relatório deverá ser levado para uma assembleia, com vistas a documentar o estado que foi encontrado o edifício e se será necessário adotar providências, se devem ser urgentes ou não.
Alinhamento de equipe
O síndico indicar quais serão seus objetivos na gestão. Evidenciar que os funcionários serão fundamentais para o sucesso do trabalho e que pretende investir em treinamento de todos.
Reuniões individuais com funcionários
Esses encontros servem para identificar quais são as expectativas de cada um e quais são os problemas que eles estão encontrando com o trabalho e o que esperam do gestor.
Levantamento dos fundos de reserva e de obras
É preciso ter atenção se cada um deles está em contas separadas, sendo os fundos em contas vinculadas à conta corrente. Avalie também se os recursos disponíveis são suficientes para pagar todas as contas previstas no orçamento já aprovado ou se será necessária uma nova assembleia. Não deixe que a conta ordinária fique negativa. Dívida esse problema com todos os condôminos.
Avaliação da administradora do condomínio
O gestor condominial será sempre o responsável legal pelo condomínio, inclusive no que diz respeito à fiscalização do trabalho da administradora. A empresa contratada será a parceira do síndico, integrará a equipe, sempre tendo em vista as expectativas dos moradores. É essencial verificar qual o seu comprometimento em atender às exigências legais e normativas; confirmar se o CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) da empresa corresponde ao código 6822-6/00, indicado para administração de condomínios, com registro no CRA (Conselho Regional de Administração); observar se a administradora possui como escopo de trabalho a redução de custos e a preservação do patrimônio e qual a responsabilidade que assume em casos de erros cometidos por ela.